중요한 것부터 말하라.
(요점을 찾고, 요점을 결정하고, 요점을 말할 타이밍을 판단한다.)
신속함과 효율성이 중요시 되는 비즈니스 현장에서는 듣고 싶은 이야기의 핵심이 가장 먼저 귀에 들어오지 않으면 안 된다.
- ‘중요한 것부터 먼저’ 말하기가 어려운 이유
여기에는 크게 나누어 3가지 측면이 있는데, 이는 다음과 같다.
1. 요점이 뭔지 본인이 모르고 있다.
2. 요점을 결정하지 못하거나 선택하지 못한다.
3. 심리적인 망설임이 있어 곧바로 요점으로 들어가지 못한다.
- 요점이 뭔지 모르고 있다
이 경우는 다시 두 가지로 나눌 수 있는데 먼저, 요점이 명확해지기 전에 말을 시작해버린 경우이다. 이 경우는 자신이 할 말이 머릿속에서 완전히 정리되지 않은 경우이다. 두 번째는 모두 전달하는 것이 중요하다고 생각하고 있는 경우이다. 이 경우는 다시 말하여 요점을 의식하지 못하는 경우이다. 따라서 성공적인 비즈니스 대화를 하려면 ‘요점’이 필요하다고 명확히 인식하고, 그것을 찾아내야 한다. 요점을 파악하기 위해서는 다음 두 가지 내용을 명심해야 한다.
1. 평소에 의식적으로 요점을 찾는 훈련을 한다.
2. 15초밖에 없다면 무엇을 말할 것인가?
이것들은 요점을 찾고 말하는 내용들의 중요도를 선별하는데 도움을 줄 것이다.
- 왜 요점을 압축하지 못할까?
요점이 중요한 것은 알지만, 요점이라고 할 만한 내용이 없다고 생각하는 사람들의 문제점은 다음과 같다. 첫 번째, 요점이라고 할 만한 것이 없다고 생각한다. 이런 사람들은 의견을 묻는 질문에 대부분 “특별히 의견은 없습니다.” 라고 대답한다. 이는 다른 사람들에게 자신이 소극적인 사람이라는 인상을 준다. 따라서 무슨 일에나 자신의 견해를 갖고 그것을 당당하게 말할 수 있어야 할 것이다. 두 번째, 요점이 여러 개 있어서 선택할 수 없다고 생각한다. 이런 사람들은 전자와는 반대로 하고 싶은 말이 너무 많아서 문제가 된다. 이 상황에서는 “결국 제일 하고 싶은 말이 뭔가?”라는 질문을 받기 십상이다.
요점을 결정하는 기술을 익히려면
1. 일단 ‘이것은?’ 하고 생각되는 것을 말해본다.
2. 하고 싶은 이야기에 우선순위를 둔다.
생각나는 것을 바로 말하여 보고, 말할 내용에 정확하게 우선순위를 메기는 것으로 더욱 효과적으로 말 할 수 있다.
- 심리적 망설임 때문에 요점을 말하지 못한다.
이 경우는 세 가지로 나눌 수 있는데, 먼저 서론을 둘 경우, 발언에 자신이 없을 경우이다. 이 두 가지 경우 모두 요점을 바로 말하기에는 망설임이 생겨서 가장 중요한 것을 말해야 할 타이밍을 망설이는 말로 넘겨버리게 된다. 결국 이러한 망설임은 듣는 사람으로 하여금 ‘소극적이다’, ‘믿음이 가지 않는다.’, ‘시간낭비다.’ 라는 생각을 갖게 한다. 그리고 세 번째는 ‘부탁’처럼 하기 어려운 말을 할 경우이다. 이 경우에서는 요점을 먼저 전달하는 경우와 그렇지 않은 경우를 구분하여서 말하는 것이 중요하다. 요점을 먼저 전달하는 경우는 크게 세 가지로 나눌 수 있다. 상대에게 부담이 되는 부탁일 때, 상대의 뜻에 부합하지 않는 답변이나 생각을 말할 때, 공통의 이해가 없는 사안을 전할 때이다. 이 경우들을 제외하고는 곧바로 요점으로 들어갈 수 없는 이유를 찾아보고 그것을 불필요하다고 생각하고 과감하게 요점을 말하는 것이 중요하다.
- 요점(P)을 먼저 들어야 비즈니스 능력이 높아진다.
앞서 말한 세 가지의 경우를 제외하면 요점을 바로 말하는 것이 언제나 유리하다. 이렇게 하면 다른 능력도 더불어 향상 시킬 수 있다. 그 중 하나가 ‘생각하면서 말하는 기술’이다. 요점을 미리 말하면서 그에 대한 이유(R), 예시(E)를 생각할 수 있는 여유가 생기는 것이다. 이런 식으로 말하면 비즈니스 상황에서 상대방에게 좋은 인상을 심어줄 수 있다.
- 결단력을 길러라
요점이라는 것은 자신의 생각을 확실하게 나타내는 것이다. 결단력을 기르면 자신의 생각이 분명해 지기 때문에 요점을 말하는 데에 있어서 자신의 주장을 잘 표현할 수 있게 된다.